Correos de seguimiento a clientes para firmas de arquitectura: aprobaciones, información pendiente y preguntas de alcance

Paso a paso

1. 1Identifique el caso

   Aprobación pendiente, información pendiente o una solicitud que puede quedar fuera del alcance. Cada grupo de plantillas responde a uno.

2. 2Nombre a quien decide

   Pregunte al inicio del proyecto quién puede aprobar y envíe cada solicitud a esa persona, no solo a quien le escribe.

3. 3Ponga una fecha y un siguiente paso

   "Antes del [fecha]" y "una vez aprobado, empieza [esto]" le dan al cliente un motivo para responder.

4. 4Anote la solicitud en el registro

   Una fila por solicitud: quién pidió qué, si está en el alcance y en qué estado está.

5. 5Si pasa la fecha, recuerde y llame

   Envíe el recordatorio del mismo grupo y llame esa semana. La llamada destraba; el correo deja constancia.

6. 6Confirme por escrito lo que se decidió

   El mismo día de la llamada, con la última plantilla. Si la decisión cambia alcance, honorarios o calendario, use el aviso de servicios adicionales.

Tres hábitos detrás de cada plantilla

• Sepa quién decide. AIA Contract Documents recomienda entender la autoridad de decisión del cliente, para que el cambio, las opciones, los costos y el efecto en el calendario lleguen a quien puede autorizarlos.
• Ponga una fecha y un siguiente paso en cada solicitud. Sin fecha, la solicitud compite con todo lo demás que el cliente tiene pendiente.
• Confirme las llamadas por escrito. RIBA Journal cita a Emily Rae, de Fletcher Priest Architects, que prefiere hablar con los clientes antes que escribirles, y después envía un correo que confirma lo conversado y acordado.

Antes de enviar un correo de alcance

AIA Contract Documents explica que para los servicios adicionales hay que obtener la aprobación para continuar si espera cobrarlos, y que un cambio sin gestionar puede convertirse en ampliación del alcance sin el aumento de honorarios correspondiente. El formulario estándar de la AIA para avisar servicios adicionales (G801-2017) pide al arquitecto describir los servicios y proponer ajustes de honorarios y calendario, y al propietario autorizarlos por escrito cuando se requiera. La nota práctica PT.15 de la Ontario Association of Architects lo dice en términos simples: informe al cliente por escrito y obtenga autorización escrita antes de empezar un cambio.

Un registro de solicitudes que mantiene honesto el alcance

Una hoja compartida con una fila por solicitud del cliente responde la mayoría de las discusiones de alcance antes de que empiecen. Columnas sugeridas:

Usar inteligencia artificial para el primer borrador

Si prefiere que un asistente de IA escriba el primer borrador con su tono, el Admin Prompt Pack tiene prompts para actualizaciones a clientes y para responder cuando un cliente pide más de lo acordado. Las plantillas de esta página son texto fijo; los prompts se adaptan a su mensaje. Lea todo lo que escriba un asistente antes de enviarlo y no deje que invente honorarios, fechas ni detalles técnicos.

Las siete plantillas

Reemplace todo lo que esté entre [corchetes], lea el resultado y envíelo desde su propia dirección. Las dos primeras son para aprobaciones, las dos siguientes para información pendiente y las tres últimas para preguntas de alcance.

Descargue las plantillas en texto plano, sin registro.

Hola [nombre],

Le adjunto [lo que envía, por ejemplo el anteproyecto, revisión C, del [fecha]]. Incluye [dos o tres líneas sobre qué contiene y qué cambió desde la versión anterior].

Para mantener el calendario necesitamos su aprobación por escrito, o su lista de cambios, antes del [fecha]. Basta con responder a este correo con "aprobado". Si otras personas deben aprobar, dígame quiénes y les envío el juego directamente.

Una vez aprobado, el siguiente paso es [lo que empieza].

[su nombre]
[nombre de la firma]

Hola [nombre],

Le escribo sobre el juego de [etapa] que le envié el [fecha]. Todavía no tenemos su aprobación ni una lista de cambios.

¿Hay algo que no esté claro, o alguien más debe revisarlo? Con gusto se lo explico en una llamada de 15 minutos el [opción uno] o el [opción dos].

[La siguiente etapa] no puede empezar hasta tener su decisión. [Si su contrato fija un plazo de revisión, agréguelo aquí: "Nuestro contrato prevé [número] días para la revisión." Borre esta línea si no es así.]

[su nombre]
[nombre de la firma]

Hola [nombre],

Para continuar con [tarea] todavía necesitamos lo siguiente:

1. [elemento, por ejemplo el levantamiento topográfico]
2. [elemento, por ejemplo el programa confirmado]
3. [elemento, por ejemplo la confirmación del presupuesto]

¿Nos lo puede enviar antes del [fecha]? Si alguno todavía no está disponible, dígame cuál y cuándo lo espera, para planear el trabajo alrededor.

[su nombre]
[nombre de la firma]

Hola [nombre],

Seguimos esperando [elemento], que pedimos el [fecha]. Nuestro calendario suponía tenerlo antes del [fecha].

Sin él, [hito] pasa del [fecha actual] al [nueva fecha]. Si le sirve, podemos continuar con [supuesto provisional, por ejemplo el último levantamiento recibido] y dejar constancia por escrito de que lo hicimos así. ¿Qué prefiere?

[su nombre]
[nombre de la firma]

Hola [nombre],

Gracias por su mensaje sobre [solicitud]. Antes de responder, una pregunta para entender bien lo que necesita: [una pregunta concreta].

Lo reviso contra nuestro contrato y le respondo antes del [fecha].

[su nombre]
[nombre de la firma]

Hola [nombre],

Gracias por [solicitud]. La revisamos contra nuestro contrato ([referencia de la cláusula]) y queda fuera de los servicios incluidos, porque [motivo en una frase].

Podemos hacerla como servicio adicional. Si lo desea, le enviamos una propuesta breve con el trabajo, el cambio en los honorarios y el efecto en el calendario. No hemos empezado y no lo haremos hasta tener su aprobación por escrito.

¿Le enviamos la propuesta?

[su nombre]
[nombre de la firma]

Hola [nombre],

Gracias por la llamada. Para confirmar lo que acordamos:

- [Decisión uno.]
- [Decisión dos, con quién hace qué y para cuándo.]
- [Lo que sigue abierto.]

Si algo no quedó bien, respóndame y lo corrijo.

[su nombre]
[nombre de la firma]

(Si una decisión cambia el alcance, los honorarios o el calendario, use el aviso de servicios adicionales y espere la aprobación por escrito.)

Preguntas frecuentes

Fuentes

• AIA Contract Documents, Change management: establishing your firm's policies (en inglés)
• AIA Contract Documents, Instructions: G801-2017, Notice of Additional Services (en inglés)
• Ontario Association of Architects, Practice Tip PT.15 (en inglés)
• RIBA Journal, How should architects deal with clients if they don't pay invoices on time? (en inglés, 15 de febrero de 2024)