Guía · Cobrar a tiempo
Use WhatsApp para el recordatorio corto y amable, y el correo para la factura y todo lo que deba quedar archivado. Cada mensaje lleva el número de factura, el monto y una pregunta concreta.
Abajo, el reparto entre los dos canales, cinco mensajes y un generador que los arma con los datos de su factura y abre WhatsApp con el texto escrito.
La app gratuita WhatsApp Business separa los cobros del teléfono personal de una persona.
En la app, en las herramientas para la empresa, con atajos como /cobro1 a /cobro5. Los nombres de los menús pueden variar según la versión.
Por vencer, Vencida, Fecha acordada y Pagada, para ver de un vistazo a quién escribir.
Una semana antes, el día del vencimiento, a los 7 y a los 14 días, y para confirmar una fecha acordada.
A partir de ahí el cobro debe quedar por escrito en el archivo del proyecto, con las plantillas de la guía para cobrar facturas atrasadas.
Compare la etiqueta Vencida con su reporte de antigüedad para que ningún cliente quede sin seguimiento.
Herramienta gratuita
Elija el momento y complete los datos de la factura. El botón abre WhatsApp con el mensaje escrito; usted lo revisa y decide si lo envía.
Nada se envía ni se guarda desde esta página. Lo que deje vacío queda entre [corchetes].
En buena parte de América Latina el cliente lee WhatsApp antes que el correo. Eso lo hace útil para cobrar, siempre que el mensaje sea corto, tenga el número de factura y el monto, y no reemplace el registro por escrito. La regla de esta guía: WhatsApp para recordar y coordinar, correo para todo lo que deba quedar archivado.
| Situación | Canal | Por qué |
|---|---|---|
| Enviar la factura | Correo (y aviso por WhatsApp) | La factura electrónica llega al correo registrado; el mensaje avisa que llegó. |
| Recordatorio previo o el día del vencimiento | Es corto, amable y se lee rápido. | |
| 7 días de atraso | WhatsApp y llamada | Busca una respuesta, no una constancia. |
| 14 días de atraso | Correo, con WhatsApp de aviso | A partir de aquí conviene que quede por escrito en el archivo del proyecto. |
| Disputa, intereses o detener el trabajo | Correo y llamada, nunca solo WhatsApp | Son pasos contractuales. Revise el contrato antes. |
El reparto es una sugerencia nuestra. Sigue el calendario de la guía para cobrar facturas atrasadas, cuyas fuentes (RIBA y AIA) recomiendan conversar temprano y confirmar por escrito lo acordado.
| Si responde | Haga esto |
|---|---|
| "Le pago el viernes" | Envíe el mensaje 5 con esa fecha, anótela en su registro de facturas y cambie la etiqueta a Fecha acordada. Si el viernes no llega, escriba el lunes. |
| "No me llegó la factura" | Reenvíela por correo a la dirección registrada, no como foto por WhatsApp, y confirme por WhatsApp que ya salió. |
| "La tiene que aprobar otra persona" | Pida el nombre y el correo de esa persona y escríbale directamente, con copia a su contacto. |
| "Hay un problema con la factura" | Detenga los recordatorios, marque la factura En disputa y llame. Una disputa se conversa; los recordatorios la empeoran. |
| No responde | Llame. Un mensaje leído y sin respuesta durante dos días hábiles es la señal para levantar el teléfono. |
Muchos proyectos tienen un grupo con el cliente, la constructora y los consultores. No cobre ahí. El cobro es una conversación entre la firma y quien paga, y hacerlo frente a terceros incomoda al cliente y retrasa la respuesta. Escriba en privado a la persona que aprueba los pagos y deje el grupo para coordinar la obra.
Son los mismos que arma el generador. Reemplace lo que está entre [corchetes] y envíelos desde el número de la firma.
Cuándo: 7 días antes de la fecha de vencimiento.
Hola [nombre], le escribe [su nombre] de [firma]. Le recuerdo que la factura [número] por [monto] vence el [fecha]. ¿Le llegó bien y está con la persona que aprueba los pagos? Si falta algún dato, me dice y se lo envío hoy.
Cuándo: Solo si no ha llegado el pago.
Hola [nombre], buenos días. Hoy vence la factura [número] por [monto]. Le dejo los datos de pago por si los necesita: [datos de pago]. Gracias.
Cuándo: Acompáñelo con una llamada esa semana.
Hola [nombre], ¿cómo va? La factura [número] por [monto] venció el [fecha]. ¿Me puede confirmar en qué punto está el pago y qué fecha podemos esperar? Si prefiere, lo hablamos por llamada.
Cuándo: Como aviso del correo formal que envía el mismo día.
Hola [nombre]. La factura [número] por [monto] lleva dos semanas vencida (desde el [fecha]). Necesito una fecha de pago para organizar el proyecto. ¿Podemos dejarla acordada hoy? Le llamo si le queda más fácil.
Cuándo: El mismo día de la llamada.
Hola [nombre], gracias por la llamada. Para dejarlo por escrito: el pago de la factura [número] por [monto] queda para el [fecha]. Si algo cambia, me avisa por aquí.
En gran parte de América Latina, WhatsApp es el canal donde los clientes responden más rápido. Úselo para recordatorios cortos y amables. Deje la factura, los acuerdos formales y los reclamos en el correo.
No es obligatorio, pero la app gratuita WhatsApp Business separa el número de la firma del personal y trae respuestas rápidas y etiquetas, que sirven para tener los mensajes de cobro a mano.
No. Arma el texto en su navegador y abre WhatsApp con el mensaje escrito. Usted lo lee, lo ajusta y decide si lo envía.
Llame. Si el atraso pasa de 14 días, siga con los correos de la guía para cobrar facturas atrasadas, que dejan constancia por escrito.
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