Compare, para cada proyecto, qué porcentaje del presupuesto lleva consumido con qué porcentaje del trabajo lleva hecho. Si el consumo va por delante del avance, el proyecto va por encima.
Con tres números por proyecto (presupuesto, costo a la fecha y avance) lo sabe en el mes cuatro y no al final. La calculadora de abajo proyecta el costo al cierre.
Paso a paso
1Cierre el mes primero
Las horas y los gastos deben estar completos y asignados a su proyecto. La lista de cierre de mes cubre esa parte.
2Saque el costo a la fecha de cada proyecto
Horas del equipo por su costo por hora, más gastos directos. Deje fuera los reembolsables, que se facturan aparte.
3Pida el avance a quien dirige cada proyecto
El mismo porcentaje que usa para la facturación por avance, si factura así, con un criterio escrito.
4Compare consumo y avance
Consumo es costo a la fecha entre presupuesto. Si el consumo supera al avance, marque el proyecto.
5Hable de los marcados esa misma semana
¿Hay trabajo fuera del alcance? ¿Una fase se estimó corta? ¿Se está rehaciendo algo? La respuesta decide la acción.
6Anote la decisión
Una línea por proyecto marcado: qué se decidió y quién lo hace. El mes siguiente empieza leyendo esas líneas.
Herramienta gratuita
Calculadora de proyección al cierre
Escriba el presupuesto, el costo a la fecha y el avance de un proyecto. Le dice cuánto ha consumido y cuánto costaría al terminar si sigue el mismo ritmo.
Use la misma unidad en el presupuesto y el costo (horas o dinero). Todo se calcula en su navegador; nada se envía.
La pregunta que responde esta revisión es simple: ¿este proyecto va a costar más de lo que cobramos por él? Se responde con tres números por proyecto: el presupuesto (en horas o en dinero), el costo a la fecha y el avance. Si ha gastado el 60% del presupuesto con el 40% del trabajo hecho, el proyecto va por encima, y es mejor saberlo en el mes cuatro que al final.
Los umbrales de la calculadora (hasta 10 puntos por encima del avance para "algo por encima") son una sugerencia nuestra para ordenar la conversación, no una norma del sector. Ajústelos a su firma.
La hoja que lo sostiene
Una fila por proyecto activo. Con el presupuesto en la columna C, el costo a la fecha en la D y el avance (como número de 0 a 100) en la E:
Las fórmulas están en la versión en español de Google Sheets y Excel (SI y punto y coma). En la versión en inglés, SI es IF y el separador es la coma.
Lo que esta revisión no le dice
Si el avance se estima a ojo, la comparación hereda ese error. Un criterio escrito (entregables o hitos) lo reduce.
La proyección supone que el resto del proyecto se gasta al mismo ritmo. Una fase de obra suele gastar distinto que una de diseño.
No mide la rentabilidad de la firma completa. Para eso están las tasas a nivel de firma, como la utilización y el multiplicador neto.
Cómo sacar el costo por hora del equipo
El costo a la fecha necesita un costo por hora para cada persona. Una estimación simple, para empezar:
Tome el costo anual de la persona: sueldo más las cargas que paga la firma (seguridad social, prestaciones y beneficios).
Divida entre las horas que esa persona puede trabajar en un año, descontando vacaciones y feriados.
Use ese número para todas sus horas, en todos los proyectos.
Es una estimación: no incluye los gastos generales de la firma (renta, software, administración). Para comparar un proyecto contra su presupuesto basta, siempre que el presupuesto se haya armado con el mismo criterio. Su contador puede ayudarle a afinarlo.
Un ejemplo
Un proyecto con un presupuesto de 600 horas para la fase de proyecto ejecutivo. Al cierre de mayo lleva 360 horas consumidas y quien lo dirige declara un avance del 45%. El consumo es 360 entre 600, es decir 60%, quince puntos por encima del avance. La proyección al cierre es 360 entre 0,45, unas 800 horas, 200 más de lo presupuestado. La conversación de esa semana encuentra que el cliente pidió dos rondas de cambios en la fachada que no estaban en el contrato. La decisión: enviar el aviso de servicios adicionales y no empezar la tercera ronda hasta tener la aprobación por escrito.
Cuándo revisar más de una vez al mes
Proyectos en los que el cliente pide cambios con frecuencia.
Fases cortas, en las que un mes de retraso en la revisión es la mitad de la fase.
Proyectos que ya salieron marcados el mes anterior.
Dos textos para la revisión
El mensaje para pedir el avance y el resumen que sale de la revisión. Reemplace lo que está entre [corchetes].
Pedir el avance a quien dirige cada proyecto
Cuándo: El último día hábil del mes.
Asunto: Avance de proyectos al [fecha de corte]
Hola [nombre],
Para la revisión de costo contra presupuesto, ¿me confirmas el avance de tus proyectos al [fecha de corte]?
- [Proyecto]: [fase], avance acumulado __%
- [Proyecto]: [fase], avance acumulado __%
Usa el mismo criterio de siempre ([entregables terminados o hitos]). Si algún proyecto tiene trabajo que crees que está fuera del alcance, anótalo al lado.
Gracias,
[su nombre]
Resumen mensual para los socios
Cuándo: Después de la revisión.
Asunto: Costo contra presupuesto, [mes]
Proyectos revisados: [número]. Marcados: [número].
[Proyecto]: consumo [__]% con avance [__]%. Proyección al cierre: [monto] frente a un presupuesto de [monto]. Causa probable: [una línea]. Decisión: [una línea], responsable [nombre], para el [fecha].
[Repita por cada proyecto marcado.]
Pendientes del mes anterior: [cerrado o sigue abierto, con una línea cada uno].
Preguntas frecuentes
¿Qué cuenta como costo de un proyecto?
Las horas del equipo valoradas a su costo y los gastos directos del proyecto. Los gastos que se trasladan al cliente se marcan como reembolsables y se facturan aparte.
¿El presupuesto se mide en horas o en dinero?
Cualquiera sirve si usa la misma unidad en las tres cifras. Las horas son más fáciles de empezar; el dinero refleja mejor que no todas las horas cuestan lo mismo.
¿Qué tan confiable es la proyección al cierre?
Es una estimación lineal: supone que el resto del proyecto se gastará al mismo ritmo. Sirve como alerta temprana, no como pronóstico. Si el avance se estima a ojo, la proyección hereda ese error.
¿Qué hago si un proyecto va por encima?
Revise primero si hay trabajo fuera del alcance. Si lo hay, use el aviso de servicios adicionales de la guía de correos de seguimiento. Si no, ajuste el plan de la fase con quien dirige el proyecto.
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