Cómo cobrar una factura atrasada en una firma de arquitectura: un calendario de recordatorios y cinco plantillas de correo

Perseguir un cobro es incómodo, por eso se hace tarde. Emily Rae, socia de finanzas de Fletcher Priest Architects, dijo a RIBA Journal que los plazos de pago a menudo se incumplen porque la factura quedó atascada en el sistema o se perdió, y que por lo general no hay nada siniestro detrás de un retraso. Casi todo el trabajo es una conversación tranquila, temprana y regular. El calendario y las plantillas de abajo la vuelven rutina.

Descargue las cinco plantillas como archivo de texto, sin registrarse.

Antes de enviar la factura

La primera factura es la más difícil de cobrar, y la mayoría de los atrasos se deciden aquí. Dos fuentes coinciden en lo que conviene acordar desde el principio:

• La guía "Getting paid" del AIA dice que hay que definir el pago con el cliente al comenzar: quién revisa y aprueba la factura, la mejor fecha para que el cliente la reciba, cualquier información o formato especial que se exija y cuánto tarda desde la recepción de la factura hasta el pago.
• Rae recomienda acordar los términos de pago y un calendario de pagos regulares (dice que 30 días es lo normal), y preguntar antes de la primera factura si debe ir a una persona o departamento concretos, o llevar un número de orden de compra. También advierte contra atar los pagos a la terminación de etapas de trabajo, lo que puede significar meses sin cobrar.

El calendario de recordatorios

Este ritmo es una sugerencia nuestra. Las fuentes respaldan sus piezas: una llamada una semana antes del vencimiento (RIBA), preferir llamadas a correos y enviar después un correo que confirme lo acordado (RIBA), y mantener la conversación y averiguar el motivo antes de cualquier paso contractual (AIA). No prescriben estos días exactos.

Detenga el calendario en cuanto se pague la factura. Si el cliente disputa la factura, deténgalo también y converse en su lugar: el artículo de RIBA señala que una disputa formal requiere un proceso muy distinto.

Cinco plantillas de correo

Reemplace todo lo que esté entre [corchetes], lea el resultado y envíelo desde su propia dirección. Mantenga el tono que usaría en una llamada. Ajuste la redacción a su contrato y a su país.

Estimado/a [nombre]:

Le escribo antes del vencimiento. La factura [número] de [proyecto], por [monto], vence el [fecha de vencimiento].

¿Podría confirmarme que llegó a la persona correcta y que tienen todo lo necesario para procesarla (número de orden de compra, formulario de proveedor, aprobación)? Si falta algo, avíseme y se lo envío hoy.

Gracias,
[su nombre]
[nombre de la firma]

Estimado/a [nombre]:

La factura [número] de [proyecto], por [monto], vence hoy, [fecha de vencimiento]. Los datos de pago están en la factura y adjunto una copia.

Si el pago ya está en camino, gracias y disculpe la molestia. Si tiene alguna duda sobre la factura, llámeme al [su teléfono] y la resolvemos.

[su nombre]
[nombre de la firma]

Estimado/a [nombre]:

La factura [número] de [proyecto], por [monto], venció el [fecha de vencimiento] y aún no hemos recibido el pago. ¿Podría indicarme en qué punto está dentro de su proceso de aprobación y cuándo podemos esperar el pago?

Adjunto la factura de nuevo. Si algo la detiene, como un documento faltante o una duda sobre el monto, avíseme y la resuelvo esta semana.

[su nombre]
[nombre de la firma]

Estimado/a [nombre]:

La factura [número] de [proyecto], por [monto], lleva 14 días vencida (fecha de vencimiento: [fecha de vencimiento]). Quisiera acordar con usted una fecha de pago. ¿Me la puede confirmar por correo a más tardar el [fecha límite de respuesta]?

Nuestro contrato ([referencia a la cláusula]) establece el pago a [plazo de pago]. Prefiero que el proyecto siga avanzando, así que lo llamaré el [día] para acordar la fecha.

[su nombre]
[nombre de la firma]

Estimado/a [nombre]:

Gracias por la llamada de hoy. Para dejar constancia de lo acordado:

- La factura [número], por [monto], se pagará el [fecha] mediante [medio de pago].
- [Duda pendiente: quién la responde y para cuándo.]

Si algo no está bien, por favor dígamelo. Haré seguimiento el [fecha].

[su nombre]
[nombre de la firma]

Después de 14 días

Las plantillas terminan donde empieza el contrato. La guía del AIA enumera las opciones cuando la conversación no funcionó: condicionar los entregables al pago, averiguar por qué el cliente no paga, cobrar intereses (tras revisar el contrato), acordar otros términos de pago, retener servicios como paso posterior (aconseja incluir ese derecho en el contrato, ser directo y, si hace falta, avisar al cliente por escrito), retener otras aprobaciones y, más adelante, un gravamen o una acción legal, que varían según el estado y tienen plazos. El contrato estándar de RIBA incluye el derecho de suspender los servicios si se retienen los pagos, y Rae menciona una carta formal previa a la acción legal como posible primer paso. Lea su propio contrato y consulte a un abogado antes de dar cualquiera de estos pasos. Esta guía no da asesoría legal.

Automatizar los recordatorios sin enviar nada sin revisar

El calendario es mecánico, lo que lo hace buen candidato para automatizar. El objetivo es quitar el tener que acordarse, no el criterio.

Qué hace la automatización

1. Lee un registro de facturas (sirve una hoja de Google Sheets) con una fila por factura: número, cliente, contacto, proyecto, importe, fecha de emisión, fecha de vencimiento, estado y una columna de notas.
2. Cada mañana encuentra las facturas que están a 7 días del vencimiento, vencen hoy, llevan 7 días de atraso o llevan 14, y que no están marcadas como Pagada ni En disputa.
3. Escribe la plantilla correspondiente, con los datos de la factura, como borrador en el correo de la persona responsable de la relación con el cliente.
4. Le avisa con una lista corta ("tres borradores esperando") para que ninguno se olvide.

Qué nunca hace

• Nunca envía. Una persona abre el borrador, lo lee, lo cambia si la situación lo pide y lo envía.
• Nunca contacta a un cliente marcado En disputa, ni una factura marcada Pagada.
• Nunca promete una fecha, cita intereses ni menciona detener el trabajo. Esas líneas quedan como marcadores para que una persona las complete tras revisar el contrato.

La hoja que lo mueve

Con la fecha de vencimiento en la columna G y el estado en la columna H, un auxiliar de "días de atraso" en la columna I es:

=IF(OR(H2="Pagada", H2="En disputa"), "", TODAY() - G2)

(En la versión en español de la hoja, IF es SI, OR es O y TODAY es HOY.) Un valor de -7 significa que vence en una semana, 0 que vence hoy, y 7 y 14 son los dos recordatorios por atraso. Un segundo auxiliar convierte el número en plantilla:

=IFS(I2=-7, "Plantilla 1", I2=0, "Plantilla 2", I2=7, "Plantilla 3", I2=14, "Plantilla 4", TRUE, "")

Cualquiera puede armar esto con una hoja de cálculo y una carpeta de borradores de correo. Si prefiere no construirlo ni mantenerlo, este es el tipo de sistema que el Admin Map identifica y que el Rescue instala dentro de sus propias herramientas.

Fuentes

• AIA Best Practices, Getting paid (en inglés; qué acordar al inicio y las opciones cuando el pago no llega).
• RIBA Journal, How should architects deal with clients if they don't pay invoices on time? (en inglés), Neal Morris con Emily Rae de Fletcher Priest Architects, 15 de febrero de 2024.