Guía · Cobrar a tiempo
Por cada fase, multiplique los honorarios de la fase por el porcentaje de avance, reste lo que ya facturó de esa fase y facture la diferencia. Repita cada mes en la misma fecha de corte.
El cliente paga en cuotas que siguen el trabajo real, y la firma no espera al final de una fase larga para cobrar. La calculadora de abajo hace la cuenta por usted.
Por ejemplo anteproyecto, proyecto básico, proyecto ejecutivo y dirección de obra, cada una con su monto. Use las fases y los nombres de su contrato.
Elija un criterio que el cliente pueda revisar: entregables terminados, hitos o la proporción de horas presupuestadas ya consumidas. Escríbalo en el contrato o en la carta de inicio.
Un día fijo cada mes, por ejemplo el último día hábil, en que quien dirige el proyecto declara el avance de cada fase.
Ganado a la fecha (honorarios de la fase por porcentaje de avance) menos lo ya facturado de esa fase. La calculadora lo hace por fase y en total.
En el concepto, ponga la fase, el avance acumulado y lo facturado antes, para que el cliente pueda verificar el número sin preguntar.
Anótela en su hoja de facturas con la fecha de vencimiento, para que entre en el reporte de antigüedad y en el calendario de recordatorios.
Herramienta gratuita
Escriba los honorarios, el avance y lo ya facturado de cada fase. Le dice cuánto facturar este periodo, por fase y en total.
Escriba los honorarios de cada fase, el avance acumulado en porcentaje y lo que ya facturó de esa fase. Use cualquier moneda. Todo se calcula en su navegador; nada se envía.
Emily Rae, socia de finanzas de Fletcher Priest Architects, recomendó a RIBA Journal acordar un calendario de pagos regulares y advirtió que atar los pagos a la terminación de etapas puede significar meses sin cobrar. La facturación por avance es una forma de tener pagos regulares sin perder la relación con el trabajo hecho.
Si una fase aparece como "facturado de más", el avance declarado bajó o se facturó por adelantado. No emita una factura negativa sin hablarlo con su contador: según el país, se corrige con una nota de crédito.
Una fase de proyecto ejecutivo con honorarios de 40.000 (en cualquier moneda). En el corte de marzo el avance es del 30%, y en febrero ya se facturó el 10%, es decir 4.000. Ganado a la fecha: 40.000 por 30% es 12.000. A facturar en marzo: 12.000 menos 4.000, es decir 8.000. Los números no son una referencia de honorarios.
Hay dos formas comunes de aplicar un anticipo, y conviene escribir cuál usa en el contrato:
La forma de registrar un anticipo en la factura electrónica cambia según el país. Pregunte a su contador antes de la primera factura.
El concepto de la factura, el correo que la acompaña y un párrafo para la carta de inicio. Reemplace lo que está entre [corchetes].
Cuándo: En cada factura por avance.
Honorarios de [fase], proyecto [nombre o código]. Avance acumulado al [fecha de corte]: [porcentaje]%. Honorarios de la fase: [monto]. Ganado a la fecha: [monto]. Facturado anteriormente: [monto]. Este periodo: [monto].
Cuándo: Al enviar la factura del periodo.
Asunto: [Proyecto]: factura de avance de [mes], [número de factura]
Hola [nombre], Le adjunto la factura [número] por el avance de [mes]. El detalle por fase: - [Fase]: avance acumulado [porcentaje]%, este periodo [monto]. - [Fase]: avance acumulado [porcentaje]%, este periodo [monto]. El avance se midió según [criterio acordado, por ejemplo los entregables terminados al cierre del mes]. La factura vence el [fecha]. Si necesita el detalle de los entregables, se lo envío. [su nombre] [nombre de la firma]
Cuándo: Al firmar el contrato. Adáptelo con su abogado.
Facturaremos los honorarios de cada fase mensualmente, según el avance acumulado al último día hábil de cada mes. El avance de cada fase se medirá por [criterio: entregables terminados, hitos o proporción de horas presupuestadas consumidas]. Cada factura indicará, por fase, el avance acumulado, lo ganado a la fecha, lo facturado anteriormente y el monto del periodo. Las facturas vencen a los [número] días de su emisión. Las facturas deben enviarse a [nombre y correo de quien aprueba], con la referencia [orden de compra o número de proyecto, si aplica].
Facturar los honorarios de cada fase según el porcentaje de trabajo terminado, en lugar de esperar al final de la fase. Cada periodo se factura lo ganado a la fecha menos lo ya facturado.
Quien dirige el proyecto, con un criterio escrito y repetible (entregables terminados, horas consumidas o hitos). Lo importante es que el cliente pueda ver de dónde sale el número.
Lo más común es cada mes. Emily Rae, de Fletcher Priest Architects, recomienda a RIBA Journal acordar un calendario de pagos regulares y no atar los pagos a la terminación de etapas, lo que puede significar meses sin cobrar.
Puede pasar si el mes anterior se sobrestimó. No facture ese periodo y deje que el avance real alcance lo ya facturado. Si la diferencia es grande, hable con el cliente y pregunte a su contador si conviene una nota de crédito. Un criterio de avance escrito y basado en entregables evita casi todos estos casos.
Depende del país. En México, por ejemplo, si el cliente paga después de emitida la factura, se usa el método PPD y cada pago lleva un complemento de pago. Vea la guía de facturación electrónica y confírmelo con su contador.
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