Guía · Cobrar a tiempo
Un reporte de antigüedad divide lo que le deben, por cliente, según los días desde el vencimiento: por vencer, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días.
Pegue su lista de facturas abiertas en la herramienta de abajo y el reporte sale solo. Luego, cada tramo tiene una acción y un responsable.
Desde su sistema contable o desde su registro de facturas: cliente, número, monto y fecha de vencimiento.
Péguelas en la herramienta con la fecha de cierre del mes. Sale una fila por cliente y una columna por tramo.
Cada cliente con saldo vencido recibe un responsable y una acción de la tabla de tramos.
Una disputa se conversa, no se recuerda. Márquela y quítela de la rutina de recordatorios.
Una fila por mes. Tres meses seguidos subiendo es la señal que conviene mirar.
Herramienta gratuita
Pegue sus facturas abiertas y obtenga la tabla por cliente y tramo, con el total vencido.
Una factura abierta por línea: cliente; número de factura; monto; fecha de vencimiento (AAAA-MM-DD o DD/MM/AAAA). Puede pegar columnas copiadas de una hoja de cálculo. Reemplace los valores por los suyos. Todo se calcula en su navegador; nada se envía.
El total por cobrar no dice mucho. Que un cliente deba 20.000 puede ser normal o un problema, según cuánto de eso venció hace más de 60 días. El reporte de antigüedad (en inglés, "AR aging") responde eso con una tabla: una fila por cliente y una columna por tramo de atraso. Es el punto de partida de cualquier semana de cobranza.
Este reparto de acciones es una sugerencia nuestra que sigue el calendario de la guía para cobrar facturas atrasadas. No es una norma del sector.
| Tramo | Acción |
|---|---|
| Por vencer | Confirme que la factura llegó a quien aprueba los pagos, una semana antes del vencimiento. |
| 1 a 30 días | Recordatorio amable y una llamada. Pregunte en qué punto está y cuándo esperar el pago. |
| 31 a 60 días | Pida una fecha de pago concreta y déjela por escrito. Avise a quien dirige el proyecto. |
| 61 a 90 días | Revise el contrato con el socio responsable: condicionar entregables, acordar un plan de pagos o retener servicios si el contrato lo permite. |
| Más de 90 días | Decisión del socio, con su contador o abogado. La guía "Getting paid" de la AIA enumera las opciones contractuales en ese punto. |
Si prefiere tenerlo en su propia hoja, con la fecha de vencimiento en la columna D y la fecha de corte en la celda H1, el tramo de cada factura es:
=SI(H$1-D2<=0; "Por vencer"; SI(H$1-D2<=30; "1 a 30"; SI(H$1-D2<=60; "31 a 60"; SI(H$1-D2<=90; "61 a 90"; "Más de 90"))))
Luego una tabla dinámica con el cliente en filas, el tramo en columnas y la suma del monto como valor.
| Columna | Para qué |
|---|---|
| Cliente y proyecto | Agrupar el reporte y saber quién es el responsable. |
| Número de factura | Citarla en cada recordatorio. |
| Fecha de emisión y de vencimiento | El tramo se calcula desde el vencimiento. |
| Monto y saldo pendiente | Después de un pago parcial, el reporte usa el saldo, no el monto original. |
| Estado | Abierta, Fecha acordada, En disputa o Pagada. |
| Próxima acción | Qué toca, quién lo hace y cuándo. |
El resumen que sale del reporte y el correo para el tramo de 31 a 60 días. Para los tramos más cortos, use las plantillas de la guía para cobrar facturas atrasadas.
Cuándo: Cada lunes, para el socio responsable.
Asunto: Cobranza al [fecha]: [monto] vencido
Vencido total: [monto] de [monto] por cobrar. Más de 60 días: [monto], en [número] facturas. Esta semana: - [Cliente], factura [número], [días] días: [acción], [responsable]. - [Cliente], factura [número], [días] días: [acción], [responsable]. En disputa (fuera de la rutina): [cliente y factura, o "ninguna"]. Pagadas desde el lunes pasado: [lista o "ninguna"].
Cuándo: Después de una llamada sin fecha concreta.
Asunto: [Proyecto]: fecha de pago de la factura [número]
Hola [nombre], Le escribo por la factura [número] de [monto], que venció el [fecha]. Para organizar el proyecto necesito una fecha de pago concreta. ¿Me puede confirmar qué día podemos esperarlo? Si hay algo de la factura que deba revisarse, dígame qué es y lo vemos esta semana. [su nombre] [nombre de la firma]
Una tabla de lo que le deben, por cliente, dividida en tramos según los días desde el vencimiento: por vencer, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90.
Esta herramienta cuenta desde el vencimiento, que es lo que indica cuánto atraso hay. Algunos programas contables cuentan desde la emisión; revise cuál usa el suyo antes de comparar cifras.
Una vez al mes como parte del cierre, y una mirada rápida cada semana si hay facturas en los tramos de más de 30 días.
No. La herramienta calcula en su navegador. Nada se envía ni se guarda.
Deje de tratarla como un recordatorio más. El socio responsable revisa el contrato con su contador o abogado y decide entre un plan de pagos, condicionar entregables, retener servicios si el contrato lo permite o una acción formal. La guía Getting paid de la AIA enumera esas opciones.
Archon & Partners