En México, Colombia, Chile, Argentina y Perú la autoridad tributaria valida o registra cada factura electrónica, así que un dato mal escrito del cliente puede frenar el cobro.
La parte tributaria la lleva su contador. La parte administrativa es de la firma: pedir los datos completos antes de la primera factura y llevar el registro de lo facturado y lo cobrado.
Paso a paso
1Al firmar el contrato, pida los datos fiscales
Use el generador de esta guía para el país del cliente y guarde la respuesta en la carpeta del cliente.
2Antes de cada factura, revise que no hayan cambiado
Si pasaron meses, confirme razón social, régimen o condición fiscal: en algunos países un cambio invalida la factura.
3Al emitir, registre la factura
En su hoja de facturas: número, folio o código de la autoridad, fecha de vencimiento y estado.
4Al recibir un pago, márquelo el mismo día
En México, si la factura se emitió como PPD, ese es el aviso para el complemento de pago.
5Si hay un error, pregunte antes de corregir
Pida a su contador el procedimiento de cancelación o nota de crédito antes de emitir una factura nueva.
6En el cierre de mes, cruce portal y hoja
Compare las facturas emitidas en el portal de la autoridad con su registro. Lo que no cuadre va a la lista de pendientes.
Herramienta gratuita
Mensaje para pedir los datos de facturación
Elija el país del cliente. El generador arma la lista de datos que suele exigir esa autoridad, más lo que conviene acordar al inicio.
Todo se arma en su navegador; nada se envía. Copie el texto y envíelo desde su correo.
Esta guía no es asesoría tributaria. Resume reglas públicas que cambian con frecuencia. Confirme con su contador lo que aplica a su firma antes de cambiar cómo factura.
Qué cambia, país por país
País
Autoridad y documento
Lo que más afecta a la administración de una firma
México
SAT, CFDI 4.0, timbrado por un proveedor autorizado (PAC)
El nombre, RFC, código postal y régimen fiscal del cliente deben coincidir con su Constancia de Situación Fiscal. Si el pago llega después de emitir la factura, se usa el método PPD y cada pago recibido lleva un complemento de pago (REP). Varias fuentes citan la regla 2.7.1.32 de la Resolución Miscelánea Fiscal: emitirlo a más tardar el día 5 del mes siguiente al pago (por confirmar con la RMF vigente).
Colombia
DIAN, factura electrónica de venta con validación previa
Quien recibe la factura tiene tres días hábiles para aceptarla o reclamar; si no reclama, puede operar la aceptación tácita (Decreto 1154 de 2020). Eso importa si quiere usar la factura como título valor. Pida el RUT del cliente y el correo de recepción antes de facturar.
Chile
SII, documentos tributarios electrónicos
Una sociedad emite factura electrónica; un arquitecto que trabaja como persona natural suele emitir boleta de honorarios electrónica. Pida razón social, RUT y giro del cliente.
Argentina
ARCA (antes AFIP), comprobante con CAE
Cada comprobante necesita el Código de Autorización Electrónico (CAE). El tipo de factura (A, B o C) depende de su condición frente al IVA y la del cliente, así que pida esa condición antes de la primera factura.
Perú
SUNAT, comprobantes de pago electrónicos
Una empresa emite factura electrónica; un arquitecto independiente suele emitir recibo por honorarios electrónico. Pida razón social y RUC del cliente.
La evidencia detrás de esta tabla es desigual: el plazo mexicano y la regla colombiana se contrastaron con varias fuentes, pero buena parte son proveedores de software y blogs, no el texto oficial. Por eso cada fila dice qué confirmar.
Quién hace qué
Tarea
Quién
Pedir y guardar los datos fiscales del cliente
La firma, al firmar el contrato.
Decidir el tipo de comprobante, el método de pago y las retenciones
Su contador.
Emitir la factura en el portal o el software
La firma o su contador, según cómo trabajen.
Registrar la factura, el vencimiento y el cobro
La firma, el mismo día.
Aprobar la factura de su lado y pagarla
El cliente, con la persona que nombró al inicio.
Dos correos para la facturación
La versión general del pedido de datos y el aviso de corrección. Reemplace lo que está entre [corchetes] y confirme el procedimiento con su contador.
Pedir los datos de facturación (versión general)
Cuándo: Al firmar el contrato. El generador arma la versión de cada país.
Asunto: [Proyecto]: datos para emitir sus facturas
Hola [nombre],
Para emitir las facturas del proyecto a nombre correcto desde el primer pago, ¿nos puede enviar estos datos?
1. Nombre legal o razón social, exactamente como aparece en su registro tributario
2. Número de identificación tributaria
3. Dirección fiscal
4. Correo al que debemos enviar la factura electrónica
5. Cualquier dato o formato que su área de pagos exija
También nos ayuda saber quién revisa y aprueba las facturas de su lado y si necesitan una orden de compra o un número de referencia.
Gracias,
[nombre de la firma]
Avisar que una factura se va a corregir
Cuándo: Cuando detecta un error en una factura ya emitida.
Asunto: [Proyecto]: corrección de la factura [número]
Hola [nombre],
Detectamos un error en la factura [número] del [fecha]: [qué está mal, por ejemplo el código postal fiscal]. La vamos a [cancelar y reemplazar, o corregir con una nota de crédito] según el procedimiento de [autoridad].
Le enviaremos la factura correcta antes del [fecha]. El monto y la fecha de vencimiento no cambian. Por favor no programe el pago de la factura anterior.
Disculpe la molestia.
[su nombre]
[nombre de la firma]
Preguntas frecuentes
¿Una firma de arquitectura está obligada a facturar electrónicamente?
En México, Colombia, Chile, Argentina y Perú la factura electrónica es la norma para la gran mayoría de los contribuyentes, con reglas y excepciones propias de cada país. Confirme su caso con su contador.
¿Qué datos debo pedir al cliente antes de la primera factura?
Los que exige su autoridad tributaria (el generador de esta guía arma la lista por país), más quién aprueba las facturas, a qué correo deben llegar y si necesitan una orden de compra.
¿Qué pasa si emito una factura con datos equivocados?
En casi todos los países hay que anularla o cancelarla y emitir una nueva, con plazos y pasos propios. Por eso conviene pedir los datos completos antes del primer cobro.
¿Y si el cliente está en otro país?
Las facturas a clientes del exterior suelen tener reglas propias, por ejemplo para la exportación de servicios. Pida al cliente los datos básicos (elija Otro país en el generador) y pregunte a su contador qué tipo de comprobante corresponde antes de emitir.
¿Esta guía reemplaza a mi contador?
No. Resume lo que cambia en la administración de una firma y le ayuda a preparar los datos. Las reglas tributarias cambian; su contador confirma lo que aplica a usted.
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