Lista de verificación del cierre de mes de una firma de arquitectura
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De Archon & Partners. Úsela tal cual o adáptela. Pregunte a su contador qué formato y qué registros necesita. Esto no es asesoría legal ni tributaria.

EN LA ÚLTIMA SEMANA DEL MES
[ ] Pida a todo el equipo que deje cada recibo en la carpeta de su proyecto en cuanto ocurra, y ponga al día lo que haya quedado pendiente del mes.
[ ] Confirme la lista de proyectos activos y sus códigos. Agregue los nuevos y retire los terminados, para que cada gasto tenga dónde registrarse.
[ ] Si registra horas, revise que todas las hojas de tiempo estén completas. Las horas directas e indirectas por persona alimentan la tasa de utilización.

PRIMEROS DÍAS HÁBILES DEL MES SIGUIENTE
[ ] Descargue los extractos del mes de cada cuenta bancaria y tarjeta, en CSV cuando sea posible.
[ ] Agregue cada línea del extracto a la hoja de Recibos, una fila por línea.
[ ] Asocie cada línea con un documento: un recibo, una factura de proveedor o un registro de nómina. Pegue el enlace al archivo en la fila.
[ ] Marque cada línea con un código de proyecto, o GENERAL, y una categoría.
[ ] Marque como reembolsables los gastos que va a trasladar a un cliente, para que se facturen y no entren en sus gastos generales.
[ ] Haga la lista de excepciones: líneas sin documento, documentos sin línea, posibles duplicados e importes que parecen incorrectos.
[ ] Asigne a cada excepción un responsable y una fecha. Resuélvala o pásela a la lista de pendientes.

FACTURAS Y NÓMINA
[ ] Verifique que cada factura emitida esté en el registro de facturas con su fecha de vencimiento, y que cada factura de proveedor recibida esté registrada.
[ ] Haga la lista de facturas sin pagar, con los días de atraso, e inicie el calendario de recordatorios para las que lo necesiten.
[ ] Registre la nómina y los costos asociados. Compare el número de personas con las hojas de tiempo.

REVISIÓN
[ ] Sume el gasto por proyecto y por categoría. Compare el gasto de cada proyecto con su presupuesto.
[ ] Si usa indicadores de toda la firma (utilización, multiplicador neto, tasa de gastos generales), calcúlelos con las cifras ya cerradas.

ENTREGA Y CIERRE
[ ] Prepare un solo paquete para su contador: la hoja de resumen, la carpeta de recibos, los extractos, el informe de nómina y la lista de pendientes. Pregunte a su contador en qué formato lo prefiere.
[ ] Lea el paquete usted mismo antes de enviarlo. Nada debe llegar a su contador sin revisión.
[ ] Bloquee las filas del mes. Registre cualquier corrección posterior como una entrada nueva con fecha, en lugar de editar la anterior.